Документы в бухгалтерском учете
Все записи на счетах бухгалтерского учета выполняются только на основании первичных документов.
Первичные документы это письменные свидетельства, подтверждающие возникновение хозяйственной операции, и включают распоряжение уполномоченного лица на их проведение.
Первичные документы должны содержать:
название документа (формы); дата и место составления документа; наименование предприятия;содержание и объём хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции; наименование должностей и подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
Предприятие может использовать, как утвержденные, так и лично разработанные формы документов.
Их использование необходимо оговорить в приказе об учетной политике.
Движение документов через все стадии обработки, начиная с момента создания и сдачи в архив, называется документооборотом. На каждом предприятии создается график документооборота, в котором оговариваются все сроки подачи первичных документов в бухгалтерию.
Документ проводит следующие стадии обработки:
1. Выписка документа
2. Проверка и прием документа
3. Обработка
4. Отражение операций согласно документу
5. Сдача документов в архив.
К организационно-распорядительным документам можно отнести приказы, распоряжения, доверенности и т.д. Смысл выписки таких документов заключается в создании указания на выполнение какого-либо действия на предприятии.
Оправдательные документы подтверждают проведение хозяйственной операции. Такими документами могут быть акты приемки, накладные, требования, приходные ордера, путевые листы.
Расходный кассовый ордер либо платежную ведомость можно считать и распорядительным и оправдательным документом одновременно.
Бухгалтерские документы составляются на основании бухгалтерских проводок. Кроме того, информация, содержащаяся в первичных документах, систематизируется в регистрах синтетического учета.
В учетные регистры информация заносится по мере поступления первичных документов, но не позднее сроков составления и сдачи отчетности.
Учетные регистры представляют собой специальные формы документов в виде ведомостей, книг, журналов-ордеров, предназначенных для группировки и накопления данных первичных документов.
Учетные регистры выделяются по нескольким признакам:
· по характеру бухгалтерских записей (хронологические, систематические, комбинированные);
· по объему содержания (синтетические и аналитические);
· по внешнему виду (книги, карточки, регистры);
· по строению форм регистров (двухсторонние, односторонние, табличные, шахматные).
Все документы предприятия могут составляться на машинных носителях информации, при этом в обязательном порядке создаются бумажные копии, которые могут быть потребованы органами, осуществляющими контроль на предприятии, а так же судом и прокуратурою.
Документы в архиве содержатся в переплетенных папках и в хронологическом порядке. Срок их хранения определяется на основании утвержденных правил, но меньше пяти лет.
Метки: документы, отчетность, проверки, Расходы