Мольер: «Выиграл время – выиграл все»
Москва
«Вчера – рано, завтра – поздно, сегодня – некогда», – это довольно распространенная ситуация как нельзя лучше характеризует реактивный подход к жизни – подчинение течению бесконечных «так сложилось», «как получилось».
«Время – деньги», привыкли повторять мы избитую фразу, авторство которой, между прочим, принадлежит Бенджамину Франклину. Однако не стоит забывать, что время гораздо дороже денег, ведь этот ресурс, в отличие от капиталов и хрустящих банкнот, не восполним никакими средствами.
«Жаль, что в нашем обществе украсть чужое время – пока не столь же неприлично, как украсть деньги», – считает Глеб Архангельский, основатель современного тайм-менеджмент движения в России. Хотя, что говорить о других людях, когда мы ежедневно сами воруем у себя драгоценные часы, которые впоследствии складываются в месяцы и годы, прожитые зря, во внушительные списки упущенных возможностей, нереализованных идей.
«Вчера – рано, завтра – поздно, сегодня – некогда», – это довольно распространенная ситуация как нельзя лучше характеризует реактивный подход к жизни – подчинение течению бесконечных «так сложилось», «как получилось». Бешеный ритм жизни задает свои правила игры: маршрут «работа-дом-работа» и повседневные заботы поглощают. Кажется, что никогда не вырваться из вечных авралов и опозданий, хронического недосыпа и усталости: какая может быть речь об изучении языка, походах в театр или кино, бассейне или на бальных танцах.
Список можно продолжить исходя из сокровенных желаний, которые люди откладывают по причине «нехватки времени». Вообще можно найти массу неблагоприятных внешних обстоятельств и оправданий, отчасти справедливых, которые встанут на пути к нашим целям, но воплощению задуманного это ни в коей мере не поспособствует. Тогда как выстроить свою жизнь по собственному желанию, поможет проактивный подход – деятельная реакция на события и неблагоприятные обстоятельства, а не подчинение им.
Основная задача человека – использовать такой ограниченный ресурс как время наиболее эффективно и качественно исходя из личных целей, а не обстоятельств. На помощь можно призвать тайм-менеджмент (или управление собственным временем). Применяя этот навык эффективного планирования и активной самореализации, можно добиться впечатляющих результатов, узнать о множестве полезных методик, помимо привычного плана, которые помогут организовать себя и наконец-то взять на себя ответственность за свою жизнь, перестав сваливать вину на обстоятельства.
Опровергая мифы о тайм-менеджменте
1. Планирование бесполезно в быстроменяющемся мире
Когда заходит речь о тайм-менеджменте, на ум большинству приходит жесткий план, похожий на расписание пионерлагеря: «7.00 – подъем, 7.15 – зарядка, 7.30 – завтрак». Но гибкое планирование в тайм-менеджменте и предназначено для ориентации в ситуации, когда все быстро меняется. Удержать все в голове просто невозможно, а хаотичная листва напоминалок post-it на стене не позволяет контролировать ситуацию, в отличие от плана, который систематизирует всю необходимую информацию и задачи.
Главный принцип: не стоит планировать более 60% рабочего дня, 40% – лучше оставить в резерве. План может быть составлен в органайзере, на компьютере, КПК или смартфоне – главное, чтобы он был. Задачи в плане нужно подразделить на «жесткие», т.е. привязанные к определенному времени, «гибкие» – не привязанные к конкретному времени, но имеющие определенный срок (например, оплатить квитанцию можно в течение дня, а не точно в 15.00), «бюджетируемые» – крупные приоритетные задачи, у которых нет обозримого жесткого срока исполнения, но они требуют больших затрат времени, а посему – постепенного каждодневного исполнения.
"Съедайте каждый день не яблоко, а «лягушку»"
Алгоритм плана прост. Нужно разделить лист на две части. Справа, напротив проставленного времени, указать «жесткие задачи», слева – выписать «гибкие» задачи, выделив среди них приоритетные. Пространство между «жесткими задачами» можно заполнять «гибкими» или «бю
джетируемыми в зависимости от их приоритетности.
Однако лучше не рассматривать день в отрыве от недели, месяца, ведь так легко упустить из вида ключевые области. Тут поможет среднесрочное планирование. Составьте план предполагаемых задач на неделю и на месяц. Раз в день просматривайте раздел «Неделя» и переносите наиболее актуальные задачи в план на день, раз в неделю просматривайте раздел «Месяц» и переносите самое важное в раздел «Неделя». Глеб Архангельский советует вместо раздела «Месяц» создать содержащий ключевые цели на ближайшие 365 дней раздел «Год», чтобы излишне не детализировать. Но каждый выбирает то, что ему удобнее. Как видите, план – это не способ загнать себя в жесткие рамки жизни по часам, а возможность контролировать происходящее.
2. Русскому человеку не престало гнаться за временем.
Тайм, темпо, цайт, та – так звучит слово «время» на английском, итальянском, немецком и французском. Энергично, напряженно, сжато. Наше же «время» – слишком расплывчато и мягкотело. Может потому-то и существует наша обломовская тоска по лежащему на печи Емеле, которому все дается «по щучьему веленью». Исторически долгие зимы, фактически без дела, и надрыв в посевную страду определил наше неравномерное отношение ко времени: то лень, безразличие к происходящему, то безумный аврал, перенапряжение.
Огромные пространства, склонность к миросозерцанию, ничегонеделание – кажется, русский менталитет просто не предназначен для жизни по графику. Однако же положительных примеров немало. Например, ученый Александр Любищев, поставивший целью жизни разработать периодическую систему биологических объектов, посчитал, что на это уйдет 120 лет, если не изменить ритм жизни. И с 1919 года стал вести хронометраж, планировать свою работу и свой отдых. При этом он не стал «машиной по экономии времени», а успевал и отдыхать интересно: по сравнению с современниками он чаще бывал в театре, прочел больше книг, прослушал больше музыки.
Принято считать, что тайм-менеджмент – понятие «буржуйское» и нам не престало. Однако уже в 1926 году в России существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем.
Тайм-менеджмент не предполагает гонку за временем и крохоборство, экономию ради экономии. Ведь эффективное планирование позволит вам и отдых организовывать так, как вам нравится – побывать в кино, на выставке, на курсах фотографии. Чтобы эффективно отдохнуть от рабочей недели важно переключиться, поэтому отдых дома, в привычной обстановке часто непродуктивен. Положительные эмоции от очередного культпохода или хобби – вот лучшие средства от хронической усталости. Причем если вам хочется полениться, это тоже не возбраняется: творческая миросозерцательная лень нередко служит хорошей подпиткой творческих идей, да и просто возможностью хорошо расслабиться. Главное понимать: что в этом случае вы делаете осознанный выбор и для чего вы его делаете.
3. Режим «дедлайн» более эффективен.
В ситуации, когда сроки поджимают, работа действительно кипит и продвигается гораздо быстрее. Но в то же время человек становится слишком зависимым от обстоятельств: стоит застопорится на каком-то моменте, как все просто обрушится.
Дополнительные сложности есть и при командной работе: есть люди, которые в стрессовой ситуации просто не способны мыслить здраво и могут затормозить процесс. К тому же при режиме «дедлайн» обязательно что-то забудется, ведь толком порядок и сроки этапов работы не были запланированы.
В такой ситуации очень удобен такой инструмент тайм-менеджмента, как «помещение в местность смерти». Древнекитайские полководцы считали, что для гарантированной победы нужно сжечь корабли, поместив, таким образом, солдат в местность смерти. Лучше ориентироваться не на последний срок, а на предпоследний – «редлайн». Например, можно договориться о предварительном согласовании.
4. Тайм-менеджмент людям творческого склада характера не подходит.
Люди творческих профессий слишком зависимы от Музы, вдохновения. Однако только 5% успеха приходится на талант, 95% – это непрерывная работа над самосовершенствованием. А тайм-менеджмент поможет лучше организовать этот процесс. Учитывая, что люди творческого склада характера любят браться за несколько дел сразу, не завершая ни одного, планирование поможет контролировать свои задачи, а пр
иоритетизация – отмести все лишние направления деятельности и сконцентрироваться на одном.
Не стоит забывать о принципе Паретто: 20% затраченного времени могут давать 80% результата, но для этого необходимо понять, что входит в эти 20%, и как их эффективно спланировать. Кто-то боится плана как такового, считая, что он годится только для ученых «сухарей». Но план ведь человек создает самостоятельно, поэтому, испробовав все варианты можно прийти к наиболее оптимальному.
Вообще же в тайм-менеджменте планирование вторично – это лишь инструмент достижения целей, к которым стремится человек. Важно понять, к чему ты стремишься, какие задачи перед собой ставишь на краткосрочную и среднесрочную перспективу, оправдывают ли они в долгосрочной перспективе. Для этого нужно отмести все цели, которые навязаны обществом или ближайшим окружением.
В классическом тайм-менеджменте советуют формировать собственные, близкие цели исходя из техники SMART – от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные ко времени). Важны только действительно «родные» стремления, к выполнению которых человек будет активно стремиться. А помочь в этом может опять же тайм-менеджмент. В нем нет жестких рамок и обязательных условий, главное – это желание наиболее эффективно организовать свою жизнь, а методы могут быть как «индивидуального пошива», так и позаимствованные в иностранных учебниках или на сайтах тайм-менеджмент сообществ.
Тайм-менеджмент. Маленькие хитрости
Съедайте каждый день не яблоко, а «лягушку». Неприятные мелкие дела так и хочется отложить на потом, но они имеют обыкновение накапливаться как снежный ком и приносить немало неудобств. Избавляться от «сбережений» лучше постепенно: введите в привычку уничтожать по «лягушке» в день.
Режьте «слонов» на «бифштексы». Крупные задачи, «слонов», лучше разбить на подпункты – так будет легче отслеживать измеримые задачи-«бифштексы». Учить английский язык абстрактно, вообще – бесполезно. «Съесть слона» вы сможете, если будет четкое осознание, сколько страниц иностранного текста в неделю прочитать, сколько фильмов посмотреть, сколько слов выучить.
Хорошей мотивацией послужит таблица дел по дням: слева выпишите «бифштексы» и лягушки», сверху будут проставлены дни недели или числа. Каждый день напротив выполненной задачи ставьте плюсик, невыполненной – прочерк. За успехи можно определить для себя «промежуточную радость» (приятную покупку, небольшое удовольствие) – это также очень хорошо будет мотивировать в дальнейшем.
Когда вам тяжело включиться в работу используйте «якоря» – связанные с определенным эмоциональным образом предметы, музыку, фильмы и т.п. Например, для кого-то кофе служит «якорем», позволяющим настроиться на рабочий день. «Метод швейцарского сыра» полезен тем, кому сложно сконцентрироваться: например, если нужно подготовить курсовую, можно начать с самого легкого, словно «выгрызая дырки», оформив титульный лист, написав заключение и вступление, в конце концов приступите и к основной части.
Опозданий позволят избежать более точные расчеты: учитывайте время на дорогу, на вспомогательные дела (сдать куртку в гардероб, дождаться пропуска), на организационные нестыковки (например, на поломку лифта). К окончательному результату нужно прибавить 20 % на всякий случай. При этом допустима «разумная пунктуальность»: «вовремя» (за 5-10 минут до начала) лучше приехать на особо важное мероприятие, «академическое опоздание» на 10-15 минут приемлемо, если встречаются коллеги, «гибкое начало» предполагает, что все участники подключаются в удобное для них время, так что можно не торопиться.
"Режьте «слонов» на «бифштексы»"
Время в транспорте. Ежедневно 2-3 часа москвичи проводят в дороге на работу – это время можно употребить себе на пользу: учите иностранные слова, к вашим услугам аудиосамоучители, книги (в транспорте удобнее читать электронные книжки на карманном компьютере), стоя в пробке можно сделать важные звонки
В списке поглотителей времени лидирует телевизор, так что лучше самостоятельно ввести для себя лимит, а интересующие передачи отслеживать по программе или смотреть видеозаписи. Не стоит перегружать голову и новостной информацие
Метки: банки, подразделение, услуги